Jeśli prowadzisz działalność działalność lub odpowiadasz za bezpieczeństwo danych, utylizacja dokumentów w Szczecinie to temat, z którym potrzebujesz się “zaprzyjaźnić”. Ten poradnik pomoże Ci go uporządkować raz na zawsze.
Co to właściwie znaczy „bezpieczne niszczenie dokumentów”?
To nie tylko wrzucenie papierów do niszczarki lub kartonu na makulaturę. W kontekście RODO i polskiego prawa, „bezpieczne” oznacza takie zniszczenie dokumentu, które uniemożliwia jego odtworzenie i zapoznanie się z zawartymi w nim danymi. W zależności od rodzaju informacji – dane osobowe, finansowe, firmowe – poziom bezpieczeństwa powinien być odpowiednio dobrany.
Jakie dokumenty powinny trafić do zniszczenia?
Nie wszystkie papiery warto trzymać „na wszelki wypadek”. Oto przykładowa lista:
- dokumentacja kadrowa po upływie okresu archiwizacji,
- faktury, umowy, notatki wewnętrzne, które zawierają dane klientów,
- stare raporty finansowe, oferty, wyceny,
- nieaktualna korespondencja i wydruki operacyjne.
Warto na bieżąco segregować dokumenty pod kątem ich przydatności i wymaganego okresu przechowywania.
Dlaczego warto powierzyć niszczenie dokumentów specjalistom?
W Szczecinie dostępne są zarówno ogólnopolskie firmy, jak i lokalni specjaliści, którymi w szczególności warto się zainteresować. Profesjonalne firmy oferują nie tylko niszczenie akt, lecz także pewność, że proces jest zgodny z RODO i normami branżowymi, a dodatkowo umożliwia recykling i ochronę środowiska.
Jak wygląda standardowy proces niszczenia dokumentów?
Procedura przebiega zazwyczaj w kilku etapach:
- dostarczenie (lub odbiór) dokumentów w zabezpieczonych pojemnikach,
- transport do miejsca utylizacji,
- mechaniczne zniszczenie zgodne z normami (np. DIN 66399 lub PN‑EN 15713),
wystawienie certyfikatu potwierdzającego prawidłową utylizację.
Jakie firmy działają w Szczecinie i co oferują?
– AWK Kasprzak: obsługuje firmy, urzędy, placówki edukacyjne i medyczne; oferuje pełny serwis, certyfikat zniszczenia i transport w plombowanych pojemnikach.
O co warto zapytać firmę przed zleceniem?
- Czy stosowane są konkretne normy (DIN‑66399, ISO, PN‑EN)?
- Czy zapewniają plombowane pojemniki i transport?
- Czy wydają certyfikat zniszczenia?
- Jak wygląda recykling i czy firma działa ekologicznie?
- Czy są elastyczne formy współpracy – jednorazowo czy cyklicznie?
Przepisy a obowiązki – czego wymaga prawo?
Zgodnie z RODO, dane osobowe należy przetwarzać tylko tak długo, jak to jest niezbędne. Po upływie celu przetwarzania – czyli np. po zakończeniu współpracy, wygaśnięciu umowy – trzeba je usunąć lub zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Oprócz RODO, przepisy takie jak Kodeks pracy czy ustawa o rachunkowości regulują minimalny czas przechowywania dokumentów (np. 10 lat dla dokumentów finansowych, 50 lat dla niektórych akt osobowych).
Czy niszczenie dokumentów ma wymiar ekologiczny?
Tak – profesjonalne firmy zwykle dbają o to, by po procesie dokumenty trafiły do recyklingu, co wpisuje się w zasady gospodarki obiegu zamkniętego. Przykładowo, jeden kilogram papieru może posłużyć do produkcji około 25 rolek papieru toaletowego.
Najczęstsze pytania odnośnie niszczenia dokumentów
| Pytanie | Odpowiedź |
| Jaka forma zlecenia jest możliwa? | Jednorazowe zlecenie lub cykliczna współpraca z dostawą kontenerów. |
| Co z elektronicznymi nośnikami? | Wiele firm niszczy też pendrive’y, dyski itp., zgodnie z normami. |
| Jak liczyć koszty? | Przeważnie według kilogramów, choć niektóre firmy oferują wycenę indywidualną. |
| Czy mogę być obecny podczas niszczenia? | Tak, niektóre firmy umożliwiają klientowi udział lub wgląd w proces. |
| Czy otrzymam dowód zgodności z prawem? | Tak – certyfikat zniszczenia to standard w branży. |
Niszczenie dokumentów w Szczecinie to dobrze zorganizowany proces świadczony przez wyspecjalizowane firmy. Usługi są kompletne — od zabezpieczenia i transportu, przez zniszczenie zgodnie z normami, aż po recykling i dokumentację. Tak wykonana usługa zabezpiecza Twoją firmę prawnie, organizacyjnie i ekologicznie.
Jak wdrożyć procedurę niszczenia w małej firmie?
Małe firmy często nie mają czasu ani zasobów na skomplikowane procedury. Dlatego warto zacząć od prostego planu:
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za archiwizację i niszczenie dokumentów.
- Stwórz tabelę z okresem przechowywania dla różnych typów dokumentów.
- Zadbaj o bezpieczne miejsce tymczasowego przechowywania dokumentów do zniszczenia.
- Korzystaj z usług zewnętrznych przynajmniej raz do roku, by usunąć stare archiwa.
Dlaczego nie warto wyrzucać dokumentów do kosza?
Zwykły kosz na śmieci nie chroni danych. W przypadku kontroli lub skargi, takie zaniedbanie może zostać uznane za naruszenie przepisów i skutkować karą. Dodatkowo, dane mogą trafić w niepowołane ręce – a to już nie tylko kwestia prawa, ale też reputacji Twojej firmy.
Co daje profesjonalne niszczenie?
- Gwarancję zgodności z RODO i innymi przepisami,
- Odciążenie pracowników i oszczędność czasu,
- Zmniejszenie ryzyka wycieku danych,
- Certyfikat zniszczenia – dowód w przypadku audytów lub kontroli,
- Możliwość recyklingu – część firm zapewnia ekologiczny proces przetwarzania papieru.
Jak często niszczyć dokumenty?
To zależy od profilu działalności. Małe firmy mogą to robić raz – dwa razy w roku. Biura rachunkowe, kancelarie czy gabinety medyczne często wybierają regularny miesięczny harmonogram. Kluczem jest systematyczność i dokumentowanie tego procesu.